חשב שכר (או חשבת שכר) הוא איש מקצוע שמחשב את השכר של עובדי העסק מדי חודש, מפיק תלושי שכר, מחשב ניכויים והפרשות, מדווח למס הכנסה ולביטוח לאומי ומעביר הפרשות לקופות הפנסיה. עסקים קטנים עובדים בדרך כלל עם חשב שכר חיצוני או עם שירות שכר מנוהל, ועסקים גדולים מעסיקים חשב שכר פנימי.
מה זה חשב שכר?
חשב שכר הוא האחראי המקצועי על השכר בעסק: הוא מחשב ברוטו ונטו לכל עובד, מפיק תלוש, מעביר ניכויים לרשויות והפרשות לקופות, ומדווח במועדים שהחוק קובע.
חשב שכר, או חשבת שכר, הוא איש המקצוע שאחראי על כל מה שקשור לתשלום השכר לעובדים. בכל חודש הוא אוסף את נתוני הנוכחות והשינויים, מחשב את השכר של כל עובד לפי החוק וההסכמים שחלים עליו, מפיק תלוש שכר, ומדווח למס הכנסה ולביטוח לאומי על הסכומים שנוכו.
התפקיד שונה מתפקיד של מנהל חשבונות. מנהל חשבונות מטפל בהכנסות ובהוצאות של העסק, בהתאמות בנק ובדיווחי מע"מ. חשב שכר מתמקד בעובדים: שכר, ניכויים, זכויות סוציאליות ודיווחי מעסיק. בעסקים קטנים יש אנשי מקצוע שעושים את שני התפקידים, ובעסקים גדולים יש מחלקת שכר נפרדת.
כדי לעבוד נכון, חשב שכר צריך להכיר את חוק הגנת השכר, את חוק שכר מינימום, את חוק שעות עבודה ומנוחה, את חוק חופשה שנתית ואת צווי ההרחבה וההסכמים הקיבוציים שחלים על הענף של העסק. הוא גם צריך להכיר את כללי המס: מדרגות מס הכנסה, נקודות זיכוי, דמי ביטוח לאומי ומס בריאות, ואת כללי הפנסיה. את החישוב עצמו אפשר לבדוק במחשבון שכר נטו ועלות מעביד.
מה עושה חשב שכר בכל חודש?
אלה המשימות שחוזרות בכל חודש שכר. אם אחת מהן לא נעשית, העסק חשוף לטעויות, להלנת שכר או לקנסות:
- איסוף נתונים — נוכחות, שעות נוספות, היעדרויות, ימי חופשה ומחלה, עובדים חדשים ועובדים שעזבו, ושינויים בשכר או בתנאים.
- חישוב ברוטו — שכר יסוד, שעות נוספות לפי 125% ו-150%, דמי הבראה, החזר נסיעות, תוספות וגמולים. פירוט ב[מדריך שעות נוספות](/sachar/shaot-nosafot).
- חישוב ניכויים — מס הכנסה לפי מדרגות ונקודות זיכוי מטופס 101, ביטוח לאומי ומס בריאות, והפרשת העובד לפנסיה. פירוט ב[מדריך חישוב שכר](/sachar/hishuv-sachar).
- חישוב הפרשות מעסיק — פנסיה, פיצויים, ביטוח לאומי מעסיק וקרן השתלמות אם יש. אלה הסכומים שקובעים את [עלות המעביד](/sachar/alut-maasik).
- הפקת תלוש ומסירתו — תלוש מפורט לכל עובד בכל תשלום שכר, כפי שמחייב חוק הגנת השכר. אפשר למסור אותו דיגיטלית, בהסכמת העובד.
- תשלום ודיווח — השכר החודשי משולם עד ה-9 בחודש העוקב. הניכויים מדווחים ומשולמים בטופס 102 עד ה-15 בחודש העוקב, וההפרשות מועברות לקופות הפנסיה.
לוח המשימות של חשב שכר: חודשי ושנתי
המועדים הקבועים שחשב שכר עובד לפיהם. פירוט מלא של הטפסים ב[מדריך דיווחי מעסיק](/sachar/divuchei-maasik-102-126):
| מתי | מה | למי |
|---|---|---|
| עד ה-9 בחודש העוקב | תשלום שכר חודשי ומסירת תלוש | לעובדים |
| עד ה-15 בחודש העוקב | טופס 102: דיווח ותשלום של מס הכנסה וביטוח לאומי שנוכו | רשות המסים וביטוח לאומי |
| בכל קליטת עובד ובתחילת כל שנה | טופס 101: פרטים אישיים ונקודות זיכוי | נשמר אצל המעסיק |
| תוך 30 יום מתחילת העבודה | הודעה לעובד על תנאי העסקה | לעובד |
| עד 31 במרץ | טופס 106: סיכום שנתי של השכר והמס, גם לעובד שעזב | לעובדים |
| עד 18 ביולי ועד 18 בינואר | טופס 126: דיווח שכר מפורט לכל עובד | ביטוח לאומי |
| עד 30 באפריל | דוח שנתי של שכר וניכויים (טופס 126) | רשות המסים |
| בסיום העסקה | גמר חשבון וטופס 161 | לעובד ולרשות המסים |
מי אחראי אם יש טעות בשכר?
האחריות החוקית לשכר נשארת אצל המעסיק, גם כשחשב שכר חיצוני מכין אותו. לכן חשוב לבחור חשב שכר אמין, לקבל ממנו תלושים לאישור ולסכם מראש מה קורה כשיש טעות.
חשב שכר מכין את השכר, אבל מי שמשלם את השכר לעובד ומחויב כלפיו הוא המעסיק. אם התלוש שגוי, אם השכר שולם באיחור או אם הפרשה לפנסיה לא הועברה, העובד יכול לתבוע את המעסיק. רשויות המס גובות ריבית והצמדה מהמעסיק על דיווח או תשלום באיחור.
מה זה אומר בפועל:
- אישור לפני תשלום. מעסיק טוב מקבל את התלושים לאישור לפני שהם יוצאים, או לפחות דוח ריכוז שכר שאפשר לעבור עליו.
- הסכם ברור. בהסכם עם חשב שכר חיצוני כדאי לכתוב מה כלול בשירות, מי מגיש כל דיווח, מה זמן התיקון של טעות ומי נושא בעלות של טעות שנגרמה בגלל הספק.
- נתונים נכונים. הרבה טעויות שכר מתחילות בנתונים: שעות שלא דווחו, עובד חדש שלא מילא טופס 101, או שינוי שכר שלא הועבר. חשב השכר מחשב לפי מה שהוא מקבל.
טעות נפוצה ויקרה היא תשלום שכר אחרי ה-9 בחודש. אחרי המועד הזה מדובר בהלנת שכר, והעובד זכאי לפיצויי הלנה לפי חוק הגנת השכר.
חשב שכר פנימי, פרילנסר או שירות שכר מנוהל
שלוש דרכים לקבל חשב שכר לעסק. השוואה מפורטת יותר, כולל תוכנת שכר בלבד, ב[מדריך שירותי שכר לחברות](/sachar/sherutei-sachar-lechavarot):
| קריטריון | חשב שכר פנימי | חשב שכר פרילנסר | שירות שכר מנוהל |
|---|---|---|---|
| מי זה | עובד שכיר בעסק | עצמאי שמשרת כמה עסקים | צוות שכר חיצוני עם מערכת |
| עלות | שכר ועלות מעביד מלאה | תשלום לתלוש או לפי שעות | תשלום חודשי לפי מספר התלושים |
| זמינות | במשרד, בשעות העבודה | לפי תיאום | לפי הסכם השירות |
| גיבוי בחופשה או בעזיבה | תלוי באדם אחד | תלוי באדם אחד | צוות, בלי תלות באדם אחד |
| מתאים ל | ארגונים עם הרבה עובדים | עסקים קטנים עם שכר פשוט | עסקים קטנים ובינוניים |
חשבת שכר חיצונית או פרילנסרית: מה לבדוק
חשבת שכר פרילנסרית מתאימה לעסק קטן עם שכר פשוט. לפני שמתחילים, בודקים ניסיון בענף, תוכנת השכר שבה היא עובדת, מי מגיש את הדיווחים, ומה קורה כשהיא בחופשה.
עסקים קטנים רבים עובדים עם חשבת שכר חיצונית: עצמאית שמכינה שכר לכמה לקוחות במקביל. זה פתרון טוב כשיש מעט עובדים וכשהשכר פשוט יחסית.
כמה דברים שכדאי לברר לפני שמתחילים:
- ניסיון בענף שלכם. בענפים עם צו הרחבה או הסכם קיבוצי, כמו מסעדנות, ניקיון, שמירה או בנייה, יש רכיבי שכר ייחודיים. חשבת שכר שלא מכירה אותם עלולה לפספס תוספות או הפרשות.
- מי מגיש מה. יש חשבי שכר שמפיקים תלושים בלבד ומשאירים למעסיק להגיש את טופס 102 ולהעביר את הכסף. כדאי לדעת את זה מראש.
- רציפות. מה קורה בחודש שבו היא בחופשה או חולה? שכר צריך לצאת עד ה-9 בחודש גם אז.
- אבטחת מידע. שכר הוא מידע רגיש: תעודות זהות, חשבונות בנק, מצב משפחתי ומידע רפואי. שאלו איך המידע נשמר ונשלח, ומי יכול לגשת אליו.
- מחיר ברור. בקשו לדעת מה כלול במחיר לתלוש ומה מתומחר בנפרד, כמו טופס 106, גמר חשבון או תיקונים. פירוט במדריך כמה עולה חשב שכר.
איך בוחרים חשב שכר? שישה צעדים
בוחרים חשב שכר לפי ניסיון בענף, היקף השירות, אחריות על הדיווחים, גיבוי, אבטחת מידע ומחיר שקוף. כדאי לבקש תלוש לדוגמה ולשאול איך מטופלת טעות.
הגדירו מה אתם צריכים
כמה עובדים יש, חודשיים או שעתיים, משמרות, שעות נוספות, ואם חל על הענף צו הרחבה או הסכם קיבוצי.
בדקו ניסיון רלוונטי
שאלו על לקוחות דומים בגודל ובענף, ועל ניסיון עם רכיבי השכר שיש אצלכם.
בררו מי מגיש את הדיווחים
102 חודשי, 126 ו-106 שנתיים, 161 בסיום העסקה ודיווח לקופות הפנסיה. ודאו שהכול כלול או שאתם יודעים מה נשאר אצלכם.
שאלו על גיבוי
מי מכין את השכר כשחשב השכר לא זמין? אצל שירות עם צוות זה פתור מראש.
בקשו הצעת מחיר מפורטת
מחיר לתלוש או מחיר חודשי, מינימום חודשי, דמי הקמה ותמחור של עבודות שנתיות ותיקונים.
התחילו עם בדיקה
בחודש הראשון השוו את התלושים לחודש הקודם ובדקו שכר מינימום, נקודות זיכוי והפרשות לפנסיה.
אתם מכינים שכר בעצמכם בערבים. עובדים שואלים שוב ושוב על התלוש. התשלום יוצא קרוב ל-9 בחודש או אחריו. דיווח 102 מוגש ברגע האחרון. לא בטוח שההפרשות לפנסיה תואמות את התלוש. קלטתם עובד ראשון ואין לכם תיק ניכויים. במקרה האחרון, התחילו במדריך פתיחת תיק ניכויים.
איך זה עובד אצלנו: חשבת שכר בתוך שירות מנוהל
בשירות השכר של פרפקט וואן, המעסיק שולח נתונים פעם בחודש. המערכת מחשבת ובודקת חריגות, וחשב/ת שכר מאשר/ת כל תלוש לפני שהוא יוצא לעובדים.
בשירות השכר המנוהל של פרפקט וואן אין תלות באדם אחד. המעסיק שולח פעם בחודש את נתוני הנוכחות והשינויים. המערכת מחשבת את השכר לפי החוק העדכני, משווה לחודשים הקודמים ומסמנת חריגות, למשל שכר שירד מתחת למינימום, הפרשה חסרה או שינוי לא צפוי בנטו.
כל חריגה עוברת לחשב/ת שכר שבודק/ת ומאשר/ת. רק אחרי האישור התלושים נשלחים דיגיטלית לעובדים, והדיווחים מוגשים במועדם. איך הבדיקה האוטומטית עובדת מוסבר במדריך מערכת תלושים AI.
השירות מתאים לעסקים עם עובד אחד ועד עשרות עובדים, כולל עסקים שמעסיקים עובד ראשון. המחיר נקבע לפי מספר העובדים ומורכבות השכר.
מחפשים חשב או חשבת שכר לעסק?
ספרו לנו כמה עובדים יש ואיך נראה השכר אצלכם, ונחזור עם הצעת מחיר מפורטת בלי התחייבות.